Dans un univers professionnel en permanente évolution, la conduite du changement est un défi constant pour les entreprises. Au cours des dernières années, la digitalisation des méthodes de travail et des outils s’est grandement accentuée avec l’apparition de l’Intelligence Artificielle, la dématérialisation des procédures et l’utilisation de logiciels métiers notamment.
Le secteur du transport sanitaire ne fait pas exception. Les sociétés d’ambulances évoluent dans un environnement en perpétuelle mutation, soumis à des règlementations strictes et à une demande évolutive.
Dans ce contexte, le choix du logiciel de gestion des transports sanitaires revêt une importance capitale. Il s’agit non seulement d’optimiser les processus internes, mais aussi de s’adapter aux exigences du marché et de répondre aux besoins des clients de manière efficace et efficiente.
Conduite du changement : quels sont les enjeux du choix d’un nouveau logiciel ?
Qu’est-ce que la conduite du changement ? La conduite du changement désigne l’ensemble des actions mises en œuvre pour accompagner les individus et les structures d’une organisation vers l’acceptation et l’appropriation d’une transformation – par exemple : la mise en place d’un (nouveau) logiciel de gestion des transports sanitaires.
Dans le domaine des transports sanitaires, ce processus est particulièrement délicat en raison des spécificités du secteur. Les sociétés d’ambulances doivent jongler avec des contraintes réglementaires strictes, des impératifs de réactivité et une gestion complexe des ressources humaines et matérielles.
Ainsi, le déploiement d’un nouveau logiciel au sein de votre structure doit être inscrit dans un plan de conduite de changement. Il est nécessaire d’anticiper les besoins, s’accorder sur les délais, informer et former les équipes, évoluer en même temps que le futur logiciel… Si vous souhaitez organiser le changement / la mise en place d’un logiciel, vous pouvez suivre nos 8 conseils pour bien accompagner et encadrer les services à l’arrivée d’un nouveau logiciel.
Au-delà de l’importance de la gestion de la conduite du changement, le choix du bon logiciel représente un impératif pour garantir le succès de son déploiement et de son utilisation ! Il s’agit d’un levier essentiel pour moderniser les pratiques, améliorer la qualité des services et assurer la pérennité de l’activité dans un environnement en constante évolution.
Il est donc essentiel de s’assurer que le logiciel choisi répond à une liste de critères précis et spécifiques à votre société et ses besoins ! Pour vous accompagner dans votre prise de décision, nous avons élaboré pour vous une liste des points essentiels à prendre en compte lors de votre veille.
Bien choisir son logiciel de gestion des transports sanitaires : les 8 points essentiels à prendre en compte
Etant donné la multiplicité de critères possibles pour bien choisir son logiciel de gestion des transports sanitaires, nous avons rédigé une liste non-exhaustive des points-clés les plus importants.
#1 : Analyse des fonctionnalités principales
Tout d’abord, commencez par identifier les fonctionnalités nécessaires à votre activité. En tant que transporteurs sanitaires, les modules de régulation des transports, de gestion des équipes et des équipages, de gestion des ressources humaines, ainsi que de facturation sont essentiels.
Elaborer une liste de tous ces outils en amont permet ensuite d’analyser et de comparer leur fonctionnement dans les différents logiciels.
#2 : Définition des fonctionnalités complémentaires
Outre les fonctionnalités de base essentielles à votre activité, il est important de considérer l’existence de fonctionnalités optionnelles et complémentaires. Ces dernières peuvent vous permettre de faciliter les missions quotidiennes.
- Algorithme de planification des tournées pour fluidifier et accélérer la création de plannings complexes
- Couplage Téléphonie-Informatique pour améliorer la prise de rendez-vous tout en limitant les erreurs de ressaisie
- Transmission informatisée aux mutuelles pour automatiser les demandes de remboursement des parts complémentaires
- …
#3 : Adaptabilité et évolutivité du logiciel
L’adaptabilité et l’évolutivité du logiciel sont cruciales dans le choix d’une solution de gestion des transports sanitaires. En effet, votre activité est évolutive et grandement influencée par de nombreuses réformes légales et gouvernementales.
La capacité du logiciel à s’adapter aux réformes légales du marché, telles que les Avenants 10 et 11 ou la réforme TUPH, est également un critère déterminant pour assurer la conformité réglementaire à long terme.
#4 : Interconnexion avec les systèmes environnants
L’intégration avec les systèmes existants peut être un atout majeur. L’interopérabilité avec les logiciels utilisés par d’autres acteurs, tels que le SAMU ou les établissements de santé, facilite la coordination des interventions et permet une communication fluide entre les différentes parties prenantes.
Cette interconnexion garantit une prise en charge efficiente des patients et une gestion optimale des ressources disponibles. Elle offre également de nombreux autres avantages : réduction de la ressaisie des données, gain de temps, garantie de l’identitovigilance, optimisation de la communication entre les acteurs, etc.
#5 : Prise en main et ergonomie
Il est évidemment important de prendre en compte les fonctionnalités purement techniques, mais il existe également d’autres points clés non négligeables ! Il est notamment important que la prise en main et l’utilisation du logiciel soient facilitées.
Une interface intuitive et ergonomique est essentielle pour garantir une utilisation fluide et assurer le confort de vos équipes. En effet, en tant qu’utilisateurs, vos collaborateurs doivent comprendre la solution et être en mesure de l’appréhender rapidement.
#6 : Qualité du support informatique et téléphonique
La qualité du service Support joue un rôle crucial dans le choix de votre logiciel métier. Votre activité est importante et les enjeux parfois vitaux : votre éditeur se doit de vous garantir une disponibilité optimale. Un support réactif et efficace en cas de panne est indispensable pour résoudre rapidement les problèmes et garantir une utilisation fluide du logiciel.
#7 : Sécurisation des données
Les procédures mises en place pour garantir la sécurité de vos données sont importantes. Vous pouvez par exemple prendre en compte la norme ISO 27001 ou la certification HDS. Elles attestent de la conformité aux normes de sécurité les plus strictes, assurant ainsi la protection des données de santé.
De plus, la localisation des équipes de support et des Datacenters permet une assistance rapide et sécurisée, renforçant ainsi la fiabilité de la solution.
#8 : Choix de l’éditeur
Au-delà de choisir son logiciel et ses prestations, vous choisissez aussi (et avant tout) votre éditeur. Le choix de l’éditeur ne se résume pas simplement à sélectionner un fournisseur de logiciel, mais plutôt à choisir un partenaire de confiance.
En effet, en plus des caractéristiques techniques du logiciel, il est primordial d’évaluer la réputation de l’éditeur, sa capacité à entretenir des relations solides avec ses clients, ainsi que la qualité de ses produits et services.
Opter pour un éditeur en qui l’on a confiance assure une collaboration harmonieuse et pérenne, essentielle pour assurer le succès à long terme de votre société et son activité.
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Synovo Group accompagne tous les acteurs du secteur des transports sanitaires (sociétés d’ambulances, établissements de santé, ATSU, SAMU, etc.), qu’ils soient indépendants ou adhérents à un réseau !
Nous mettons à leur disposition une suite de logiciels interconnectés les uns aux autres pour toujours plus d’efficacité : Saphir, Rubis Santé et Rubis Urgences !
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Saphir a été pensé pour accompagner tous les métiers de votre société d’ambulance : régulateurs, comptables, facturiers, RH et personnels roulants bénéficient d’interfaces dédiées pour les aider à mener à bien leurs activités avec facilité et modernité.
Découvrez les témoignages de nos clients concernant le déploiement de Saphir au sein de leur société :
Nous utilisons Saphir depuis la fin de l’année 2023 et nous avons été parfaitement accompagnés dans le déploiement de la solution au sein de notre structure. La prise en main est relativement simple et intuitive.
Grâce aux formations dispensées par Synovo Group, nous avons rapidement acquis une autonomie sur toutes les fonctionnalités du logiciel. Les équipes commerciales et en charge de la formation sont disponibles, patientes et à l’écoute, ce qui a été grandement appréciable.
Nous ne pouvons que recommander Synovo Group et Saphir.
Clémentine JARDIN – Directrice Générale de Medic Ambulances
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