Juillet et août sont deux mois où de nombreux professionnels ferment leurs locaux. Cependant, en cette période d’absence, il est essentiel de s’assurer que vos clients et vos partenaires soient informés de votre indisponibilité.
L’enregistrement d’un message téléphonique ou d’un répondeur personnalisé d’absence estivale est un moyen simple et efficace de communiquer cette information importante.
Quels sont les principaux avantages d’un répondeur personnalisé d’absence ?
#1 : Plus de professionnalisme
Enregistrer un message téléphonique de fermeture met en avant votre professionnalisme. En effet, cela montre que vous prenez en compte les besoins de vos clients en leur offrant un service de qualité, même en votre absence. Ainsi, vos clients et vos partenaires apprécieront d’être informés de votre indisponibilité temporaire et seront rassurés en sachant que leurs messages seront traités dès votre retour.
#2 : Une gestion efficace des attentes
Annoncer votre absence estivale via un message téléphonique vous permet d’anticiper les attentes de vos clients et partenaires. Le simple fait d’annoncer votre absence permet à vos interlocuteurs de ne pas s’inquiéter ou s’impatienter en attendant une réponse. Cela contribue à maintenir une relation de confiance et de transparence !
#3 : Une communication claire
Une communication claire est la clé pour éviter toute confusion et facilite le traitement des demandes à votre retour. En effet, ils pourraient croire que votre entreprise est fermée de manière permanente s’ils ne parviennent pas à vous joindre et ne tombent pas sur un répondeur adéquat. Ainsi, un message téléphonique personnalisé leur permettra d’obtenir toutes les informations dont ils ont besoin à l’instant T.
#4 : Une image positive de votre entreprise
En prenant le temps d’enregistrer un message téléphonique abordant les détails de votre fermeture, vous renforcez l’image positive de votre entreprise. Cela montre en effet que vous êtes organisé, prévoyant et attentif aux besoins de votre clientèle. De plus, des clients satisfaits de votre communication professionnelle seront plus enclins à continuer à faire appel à vos services à l’avenir
Quelles sont les informations primordiales à intégrer dans votre message personnalisé d’absence ?
Pour garantir l’efficacité d’un répondeur, il est crucial de communiquer un message concis, clair et complet. Étant donné sa durée limitée de quelques secondes, il est important de préparer soigneusement les informations à inclure dans votre message, afin de fournir à votre interlocuteur toutes les informations nécessaires. Parmi ces éléments, vous pouvez inclure
- Votre identité : vos noms et prénoms s’il s’agit d’un répondeur professionnel personnel ou le nom de votre société s’il s’agit du répondeur de votre accueil
- Les dates d’absence ou de fermeture : précisez le jour et la date (le lundi 5 juillet plutôt que le 5 juillet)
- Un numéro d’astreinte en cas d’urgence (si votre société en possède un) avec les modalités d’utilisation (numéro, tarification, contact principal…)
Enregistrez votre message et partez en toute sérénité !
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