Depuis plusieurs années, le modèle de travail hybride se développe au sein des entreprises, combinant télétravail et présentiel. Dès lors, il paraît primordial de mettre en place les bonnes pratiques et les outils adéquats pour optimiser l’activité de la société.
Equiper ses collaborateurs avec les bons outils pour une alternance fluide entre le présentiel et le télétravail
Le bon équipement est l’élément primordial de toute activité. En effet, les postes fixes évoluent vers des postes mobiles ; le matériel et les accessoires informatiques se développent donc en même temps que les modes de travail. Avec l’avènement du télétravail, plusieurs éléments sont aujourd’hui à prendre en compte :
#1 : Une connexion internet performante
…pour les entreprises
Que ce soit en présentiel ou en télétravail, l’élément incontournable de nos jours est une bonne connexion internet. En effet, tous les nouveaux outils de collaboration et l’accès aux fichiers requièrent une connexion internet fiable et rapide !
Il est recommandé aux entreprises d’opter pour une offre de fibre optique. Il en existe différents types, tous adaptés aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Pour en savoir plus sur les différentes offres de fibre disponibles pour les entreprises, vous pouvez consulter notre article « La fibre pour les professionnels : comment choisir ? ».
…pour vos collaborateurs
Pensez à demander à vos collaborateurs souhaitant télétravailler de vérifier leur vitesse de connexion à l’aide d’outils en ligne (Speedtest). Vous pouvez également leur recommander de souscrire à un abonnement internet adapté aux besoins des professionnels, en privilégiant une connexion haut débit – la fibre FTTH est souvent l’offre la plus adaptée aux besoins des particuliers souhaitant télétravailler.
#2 : Le matériel indispensable pour (télé)travailler
La mise en place du télétravail implique de choisir le matériel et les outils adaptés pour assurer une productivité optimale. Les ordinateurs portables se sont rapidement imposés comme des indispensables, offrant une flexibilité et une mobilité précieuses pour les travailleurs alternant entre présence au bureau et télétravail.
En plus des ordinateurs portables, d’autres équipements sont devenus indispensables pour faciliter les échanges et les réunions virtuelles. Les plus importants restent les casques avec microphone intégré et les webcams, qui améliorent la qualité des échanges en visioconférence. Pouvoir voir ses interlocuteurs et profiter d’une bonne qualité sonore lors des visioconférences permet de maintenir le contact humain et d’optimiser la qualité de l’échange – et donc la productivité des collaborateurs.
Le saviez-vous ? Les entreprises peuvent bénéficier d’aides à l’équipement pour soutenir leurs collaborateurs dans le cadre du télétravail. Ces aides peuvent prendre la forme de subventions ou de programmes de remboursement, visant à couvrir les frais liés à l’achat du matériel nécessaire. Ainsi, les employés peuvent disposer des outils adéquats pour travailler efficacement depuis leur domicile.
#3 : Les outils de téléphonie modernes pour communiquer avec l’extérieur
Les outils de téléphonie ont eux aussi évolué avec le développement du télétravail, passant des solutions traditionnelles de téléphonie fixes ou mobiles, à des options plus innovantes comme la softphonie.
La softphonie est une technologie qui permet d’utiliser un logiciel de communication intégré à l’ordinateur pour effectuer des appels vocaux via Internet, éliminant ainsi le besoin de téléphones physiques. Elle présente différents avantages pour les professionnels souhaitant privilégier le mode de travail hybride :
- Des fonctionnalités : messagerie vocale personnalisée, redirection d’appels, mise en attente… toutes les fonctionnalités de la téléphonie classique restent disponibles afin que vos collaborateurs puissent gérer leurs appels de manière efficace tout en personnalisant leur expérience de communication selon leurs besoins et ceux des clients.
- Une grande flexibilité : la softphonie permet aux employés de passer des appels depuis n’importe quel endroit, à condition d’avoir une connexion internet.
- Un seul outil : les logiciels de softphonie peuvent être intégrés aux applications de messagerie et de collaboration, ce qui permet aux utilisateurs de passer des appels directement depuis ces plateformes, sans avoir à basculer entre différents outils.
Télétravail et nomadisme… synonymes de mesures de sécurité informatique particulières et renforcées
Data Protection, cybersécurité, cyberattaques, RGPD… La sécurité informatique et la protection des données sont des questions préoccupantes pour les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. Avec la démocratisation du télétravail et du nomadisme, il devient primordial de renforcer les mesures de sécurité mises en place auprès de vos collaborateurs.
#1 : Sensibilisation à la sécurité informatique
N’hésitez pas à rappeler régulièrement à vos collaborateurs l’importance du respect des usages et des protocoles informatiques lorsqu’ils ne sont pas au bureau. Mieux vaut prévenir que guérir !
Cela passe par de multiples petites actions qui peuvent rapidement devenir des automatismes : mettre à jour ses logiciels, éviter les réseaux Wi-Fi publics non sécurisés, ne pas laisser son matériel sans surveillance, verrouiller son poste de travail avant de s’absenter, utiliser des mots de passe robustes et impersonnels…
En rappelant ces bonnes pratiques à vos collaborateurs, vous contribuez à créer une culture de la sécurité informatique et à préserver la confidentialité des données, qu’ils soient en présentiel ou en télétravail.
#2 : Utilisation d’un antivirus et d’un VPN
Afin de renforcer encore davantage la sécurité informatique au sein de votre entreprise, il est également crucial d’utiliser un antivirus et une solution VPN (Virtual Private Network). L’importance de ces outils réside dans la protection des données sensibles et confidentielles de l’entreprise, ainsi que dans la préservation de la confidentialité des communications.
- Un antivirus permet par exemple de détecter et d’éliminer les programmes malveillants comme les virus, les logiciels espions ou les ransomwares qui peuvent compromettre la sécurité des systèmes et des informations.
- Un VPN, quant à lui, sécurise les connexions Internet en créant un tunnel crypté entre l’appareil de l’utilisateur et le réseau de l’entreprise pour garantir la confidentialité des données lors de communications en ligne.
Ces outils offrent plusieurs avantages comme la réduction des risques de cyberattaques, la protection de la vie privée des collaborateurs, la conformité aux réglementations en matière de sécurité des données… En mettant en place un antivirus et une solution VPN, vous renforcez votre sécurité informatique et permettez à vos collaborateurs de travailler à distance en toute confiance et en minimisant les risques liés aux menaces informatiques.
Optimiser la communication et utiliser des outils de gestion de projets pour assurer le travail collaboratif même à distance
Opter pour un mode de travail hybride, c’est également opter pour le développement du travail collaboratif à distance au sein de votre entreprise. Cela implique de mettre l’accent sur une excellente communication interne ainsi que de partager et donner accès à vos collaborateurs aux différentes ressources et documents de l’entreprise.
#1 : Optimisation de la communication interne avec Microsoft Teams et Outlook
La communication inter et intra service lors de gestion de projets est l’élément clé de la réussite et la pérennité de votre activité. Microsoft Teams et Outlook sont des outils précieux qui améliorent la communication interne entre les collaborateurs et contribuent à l’optimisation de la gestion de projet.
Teams offre une plateforme de collaboration complète qui facilite les échanges instantanés via des chats individuels ou de groupe, des appels audio et vidéo, ainsi que des réunions virtuelles. Cela facilite la communication en temps réel et favorise la prise de décisions rapide ainsi que le partage d’informations essentielles. De plus, Teams offre la possibilité de créer des canaux spécifiques à chaque projet, offrant un espace dédié où les membres d’une même équipe peuvent partager des documents, organiser des réunions et échanger ensemble facilement.
En ce qui concerne Outlook, il offre des fonctionnalités de messagerie électronique avancées et une gestion efficace des calendriers. Les fonctionnalités de planification intégrées permettent de fixer des rendez-vous, d’organiser des réunions et de partager des plannings avec les membres de l’équipe. De plus, grâce à son intégration avec Teams, il est également facile de programmer des réunions virtuelles et de planifier des rappels pour assurer un suivi rigoureux des délais et des tâches.
En combinant Microsoft Teams et Outlook, les collaborateurs bénéficient d’une communication transparente et efficace, améliorant la collaboration et la productivité au sein des projets. Cette combinaison permet une meilleure coordination et réduit la dépendance aux échanges de courriels en faveur de conversations en temps réel. De plus, elle centralise les informations et les documents liés aux projets, facilitant ainsi l’accès et la gestion des ressources nécessaires.
#2 : Utilisation d’un Drive pour centraliser tous les fichiers
Un Drive (comme l’outil OneDrive de la suite Microsoft 365) est un outil précieux pour favoriser le travail collaboratif grâce à plusieurs fonctionnalités clés.
Tout d’abord, en encourageant l’utilisation de liens de partage plutôt que l’envoi de pièces jointes par e-mail, les problèmes de taille de fichier sont évités, et la collaboration en temps réel est facilitée. Les collaborateurs peuvent ainsi accéder aux fichiers partagés, les modifier simultanément et suivre les mises à jour en temps réel, ce qui favorise une meilleure coordination et une productivité accrue.
Un autre avantage du Drive est la synchronisation automatique des fichiers. En effet, cela permet aux fichiers stockés dans le système en ligne d’être automatiquement synchronisés sur les appareils des collaborateurs. Ainsi, même en étant hors ligne, ils peuvent accéder aux dernières versions des fichiers et effectuer des modifications qui seront synchronisées dès qu’ils retrouveront une connexion Internet. Cela assure une accessibilité constante et une continuité de travail, même depuis son domicile où la connectivité peut parfois être intermittente.
Bon à savoir : la suite Microsoft 365 est un excellent outil pour optimiser le travail collaboratif. Vous pouvez en apprendre davantage en consultant notre article « Comment optimiser le travail collaboratif au sein de votre entreprise avec Microsoft 365 ».
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