La mise en place d’un nouveau logiciel au sein de votre société se déroule en plusieurs étapes, allant du choix de votre nouvel outil de travail à la formation de vos équipes sur les modules, en passant par la migration / reprise de données.
La migration consiste à transférer les données existantes vers un nouvel environnement numérique. Elle nécessite la réalisation de différentes démarches : inventaire et tri des données, vérification des sources et des formats, importation et contrôle des données récupérées, etc.
Il s’agit généralement de l’étape la plus fastidieuse et délicate du projet : il faut s’assurer tout au long de la migration de la préservation des données dans leur intégralité et leur intégrité. Changer de logiciel, oui. Mais perdre ses données, non !
Tout cela requiert de la patience et une excellente préparation. Nous vous partageons aujourd’hui 4 conseils pour bien réussir votre reprise de données !
Les 4 étapes-clés pour bien réussir sa reprise de données
#1 : Identification et sélection des données existantes 📁
Il n’est pas nécessaire de tout garder !
Au fil des années d’utilisation de votre ancien logiciel, vous avez accumulé d’importantes quantités de données dans votre Système d’Information. Il peut sembler tentant de récupérer toutes ces données afin de les implanter dans le nouveau logiciel. Et pourtant, cela s’avérera beaucoup plus compliqué !
Le changement de logiciel offre une excellente opportunité d’effectuer un tri dans toutes ces données stockées : de quoi avez-vous réellement besoin pour débuter avec votre nouveau logiciel ? quelles sont les informations indispensables à la progression de votre activité? quelles sont les informations dont vous n’avez plus besoin ?
Bien qu’elle représente un projet d’envergure, l’étape préalable d’identification et de hiérarchisation des données à récupérer est cruciale pour bien réussir votre migration. Elle vous permettra de nettoyer votre base de données, de supprimer les données devenues inutiles / obsolètes avec le temps et de classer les données restantes en différentes catégories afin d’en faciliter l’importation dans votre nouveau logiciel.
Pour mieux maîtriser le logiciel, il est recommandé de créer sa propre base de données manuellement, ce qui facilite l’appropriation du nouveau logiciel et de son mode de fonctionnement. En effectuant le tri des données et en les classant en différentes catégories, vous avez une meilleure vision de ce que vous possédez, ce qui simplifie la transition vers le nouveau logiciel et facilite la navigation au sein de celui-ci.
#2 : Vérification des sources et des formats ✅
Lors de la phase de sélection des données, assurez-vous que celles-ci soient fiables. Cette étape peut s’avérer longue et fastidieuse : il pourra donc vous paraître nécessaire de renforcer votre organisation interne à ce moment. Vous pouvez par exemple désigner une équipe de projet dédiée à la consolidation, au nettoyage et à la validation de la « nouvelle » base de données avant intégration dans le nouveau logiciel.
Lors de la vérification de vos données, il faut prendre en compte plusieurs paramètres :
- La capacité d’extraction : avez-vous les moyens techniques et humains pour vous occuper de l’extraction de vos données ?
- La qualité des données : ciblez les données en vue de gagner du temps par la suite
- Les formats acceptés : tous les formats de fichier ne sont pas forcément pris en charge par le nouveau logiciel.
NOTA : certains éditeurs peuvent se réserver le droit de refuser l’import « brut » des données et exiger qu’elles soient ressaisies manuellement, directement dans le logiciel après son déploiement (au cours d’une session de formation, par exemple). Cette étape permet notamment aux utilisateurs d’appréhender le logiciel et son fonctionnement.
#3 : Importation et vérification des données dans le nouveau logiciel 📲
Si vous êtes vous-même en charge de l’importation des données dans votre nouveau logiciel, voici les deux conseils à prendre en compte :
- Importez les données dans l’ordre préconisé par l’éditeur du logiciel. Celui-ci connait généralement les points de blocage récurrents : il pourra vous conseiller et vous accompagner pour les contourner.
- Etablissez une base de test avant d’importer la totalité de vos données. Cette base d’une centaine de lignes de test vous permettra de faire un premier essai afin d’identifier plus rapidement et facilement les potentiels points de blocage. Une fois que tout fonctionne bien, vous pouvez importer vos bases de données réelles en faisant attention aux points identifiés lors des tests.
Une fois les données bien intégrées, il est important de les contrôler et de vérifier qu’elles soient toutes intégrées dans le nouveau logiciel. L’objectif principal est de repérer les dernières erreurs pour les résoudre rapidement: il est plus facile d’identifier et de rectifier une anomalie avant le déploiement du logiciel.
#4 : Formation des utilisateurs aux nouvelles procédures🧑💻
Du nettoyage de votre base de données à l’intégration de celle-ci dans votre nouveau logiciel, il est important que vous équipes participent.
La reprise de données est considérée comme l’étape la plus importante lors d’un changement de logiciel. Il faut veiller à ce que toutes les informations reprises soient fiables, récentes et claires.
Si vous mettez en place une nouvelle procédure de collecte et / ou d’intégration des données dans votre nouveau logiciel, pensez à en informer vos collaborateurs et à les former sur cette nouvelle façon de travailler !
A chaque étape de la reprise de données et même du changement de logiciel en général, associer vos équipes au processus vous permettra de gagner un temps précieux – après tout, ce sont elles qui utiliseront quotidiennement le logiciel par la suite.
Vous n’avez pas encore informé vos équipes de votre futur changement de logiciel ? Vous pouvez également consulter notre article « Conduite de changement : comment accompagner vos équipes au déploiement d’un nouveau logiciel au sein de votre société ? » afin de partager la bonne nouvelle à vos collaborateurs.
Pourquoi est-il important de bien préparer sa reprise de données ?
Une reprise de données n’est pas sans risque. Au-delà de faciliter le processus et l’organisation interne de votre société, bien préparer votre migration vers votre nouveau logiciel peut vous permettre de minimiser les risques liés à ce changement.
Les principaux risques encourus lors de la migration de données en changeant de logiciel sont dans un premier temps ceux liés à vos données elles-mêmes. Penser au nettoyage et à la vérification des données lors du processus permet d’en éviter l’altération. En effet, celles-ci peuvent être incomplètes ou détériorées durant le transfert. En préparant soigneusement votre base de données, vous en garantissez la qualité et la cohérence.
Par ailleurs, en assurant la qualité de votre base de données et en respectant les formats préconisés pour la migration, vous optimisez les délais de transfert. Prendre le temps de vérifier et contrôler vos fichiers vous permet de gagner du temps sur le processus global. En effet, cela empêche par exemple les erreurs de format qui pourraient retarder le déploiement du logiciel.
Enfin, si vous négligez ces points, vous prenez le risque d’endommager votre base de données, de multiplier les contrôles et les tests lors du transfert et donc, de prendre du retard sur le déploiement de votre logiciel. Indirectement, cela signifie une augmentation du budget lié à votre migration (temps passé sur la migration, technicien spécialisé pour trouver les anomalies, temps de votre éditeur…).
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Nos Chargés de Déploiement s’occupent pour vous de l’importation et de la vérification des données dans le logiciel et vous accompagnent sur toutes les autres étapes afin de vous faciliter la tâche.
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