L’abonnement Office 365 est récemment devenu la nouvelle application Microsoft 365 : nouveau nom, nouveau logo mais les fonctionnalités principales restent les mêmes ! A cette occasion, nous avons voulu vous partager comment l’application participe depuis des années à l’amélioration du travail collaboratif.
Qu’est-ce que le travail collaboratif ?
A l’ère de la digitalisation et du travail hybride, de nombreuses entreprises (tous secteurs confondus !) adoptent le travail collaboratif au sein de leurs stratégies. En effet, les avantages et intérêts sont multiples !
Adopter un mode de travail collaboratif, c’est se départir de l’organisation hiérarchisée traditionnelle des entreprises pour instaurer un mode de travail plus ouvert qui privilégie la communication interne, le partage des connaissances et la mise en commun des compétences. Il s’appuie donc sur l’intelligence collective et sur l’échange entre vos collaborateurs sur différents projets.
Plus largement, le travail collaboratif permet une collaboration inter- et intra-service, favorisant la cohésion entre vos collaborateurs et participant ainsi à l’amélioration de votre image « marque employeur ».
L’optimisation du travail collaboratif au sein d’une entreprise avec Microsoft 365
#1 : le travail collaboratif à petite échelle
Microsoft 365 offre à vos collaborateurs la possibilité de créer toutes sortes de documents appropriés aux besoins de leur service :
- Edition de textes, d’articles, de comptes-rendus… avec l’application Word
- Edition de tableaux, de schémas, de tableurs complexes… avec l’application Excel
- Edition de présentations avec l’application PowerPoint
Ses applications connues pour être davantage personnelles peuvent pourtant déjà participer à la collaboration entre vos collaborateurs : cela peut être via des modifications simples comme la relecture ou le marquage de commentaires sur certains paragraphes, ou bien via l’édition complète d’un document en collaboration. Par ailleurs, le suivi des modifications assure le contrôle sur tous les changements opérés au fil de la conception du document.
Cette fonctionnalité peu utilisée peut pourtant être très utile au sein d’un service quand vos collaborateurs se répartissent des tâches concernant des projets simples, à court-terme.
#2 : la dynamisation du travail collaboratif grâce à Teams
Teams est souvent considéré (à tort) comme un réseau social d’entreprise* évolué. Il s’agit davantage d’une plateforme regroupant les outils et les applications nécessaires au travail collaboratif : édition de documents divers, téléphonie, gestion de projet…
Il permet en effet de converser entre collaborateurs sur des groupes de travail ou sur de simples conversations, de passer des appels… mais il permet aussi de partager des fichiers Word, Excel et PowerPoint au sein des conversations privées pour un accès rapide et facilité.
Tous les fichiers partagés via Teams sont modifiables par tous les membres concernés directement sur l’application et sont enregistrés automatiquement.
Avec la démocratisation du télétravail, Teams est également un formidable outil pour dynamiser vos réunions d’équipe, vos entretiens, vos visioconférences, vos webinaires… Au-delà du confort de pouvoir parler de vive-voix à ses collaborateurs, Teams optimise vos échanges grâce au chat intégré dans vos réunions, au partage de document en direct mais surtout grâce à l’application Whiteboard qui permet à tous les participants de travail en direct sur un tableau blanc : création de textes, de formes, d’infographies, de tableaux, importation d’images… vos collaborateurs peuvent brainstormer et travailler en équipe en direct sur Teams !
*Bon à savoir : il existe une autre application favorisant les interactions entre vos collaborateurs. En effet, Yammer est un véritable réseau social d’entreprise et permet donc une communication interne plus variée et dynamique au sein de votre entreprise : fil de conversation, création de questions, création d’enquêtes ou de sondages directs (sans passer par un lien internet), mention spéciale à une personne sur un sujet ou un projet …
#3 : le travail collaboratif et la gestion de projets d’envergure
Lors de la gestion de projets d’envergure et à long-terme, Teams peut rapidement s’avérer non-adapté au stockage et à la modification de tous vos fichiers. En effet, la multiplication des documents et des personnes impliquées à plus ou moins grande échelle dans le projet ne peut être gérée uniquement avec Teams…
L’application OneDrive, un cloud en ligne, offre à vos collaborateurs une meilleure organisation et une collaboration simplifiée dans leurs projets. Ils pourront organiser leurs dossiers, et en donner l’accès tout ou partie pour modification, révision ou consultation à la/les personne/s concernée/s.
De plus, la synchronisation de vos données se fait automatiquement. Cette application vous permet donc d’avoir accès à tous vos fichiers à partir de n’importe quel appareil connecté à votre compte Microsoft – soyez efficace partout où vous allez !
(PS : pour améliorer la sécurité et éviter les pertes de données, il est possible (et recommandé) d’ajouter un mécanisme de sauvegarde automatique !)
Enfin, afin d’optimiser l’organisation et le suivi de vos projets, Microsoft 365 met à disposition plusieurs applications qui permettent une répartition claire des tâches comme Planner (web) et To Do (bureau). Ces applications permettent de créer des listes de tâches, de se les attribuer entre membres d’un même projet, de créer des échanges et des rappels et de garder un œil sur toutes les tâches accomplies ou en cours.
Microsoft 365 est un vaste écosystème qui vise à perpétuellement améliorer le travail collaboratif. En effet, il existe bien d’autres applications non-mentionnées dans cet article : SharePoint, OneNote, Forms, Outlook, Jalons, Stream, Tasks, etc…
Chaque solution apporte sa spécificité : il ne vous reste plus qu’à trouver la/les application/s adaptée/s à vos besoins professionnels et votre façon de travailler !
Vous souhaitez optimiser le travail collaboratif au sein de votre entreprise grâce à Microsoft 365 ?
Pour en savoir plus sur nos offres et nos formations Microsoft 365, visitez notre site internet ou contactez-nous. L’un de nos conseillers Synovo IT Solutions prendra contact avec vous pour vous accompagner dans la démarche !
